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Un document est un ensemble formé par un support et une information, celle-ci enregistrée de manière persistante. Il a une valeur explicative, descriptive ou de preuve.
D’après l’article L211-1, une archive est un document ou un ensemble de documents, conservée dans le cadre de son activité pour pouvoir s’y reporter un jour notamment à des fins de preuve.
La dématérialisation est le remplacement de support d’information matériel, souvent papier, par des fichiers informatiques.
La valeur probante d’un document ou d’une archive permet de garantir légalement l’intégrité du contenu via des mécanismes de sécurité (coffre-fort numérique) :
| DOCUMENTS | ARCHIVES |
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Documents pour lesquels l’objectif est la consultation courante et où l’on gère des cycles de vie, de circuit de publication… Ex. : Protocole, processus, compte rendu… |
Documents pour lesquels on souhaite conserver une intégrité (valeur probante) en vue de conservation. Ex. : Contrat, facture, carte vitale, compte rendu de sortie d’hospitalisation |
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C’est un protocole d’échange standard que doivent utiliser tous les établissements publics depuis le 1er janvier 2015 pour le transfert dématérialisé des flux comptables et financiers vers la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP).
La dématérialisation concerne dans un premier temps le flux (titres de paiement) et dans un second le flux et les pièces justificatives. Une convention tripartie doit être signée entre l’ordonnateur, le comptable et la Direction Départementale des Finances Publiques (DDFIP).
Pour plus d’informations, contactez le Pôle Dématique par courriel
contact-dematique@silpc.fr
